Beza website syarikat dengan sistem

Apabila bercakap tentang website untuk bisnes, kebanyakan orang akan terfikir tentang website syarikat.

Ada homepage, page tentang syarikat, senarai perkhidmatan, portfolio dan contact form. Pelanggan boleh melawat website tersebut untuk kenal bisnes kita dengan lebih dekat.

Tetapi website bukan sekadar tempat untuk memaparkan maklumat.

Website juga boleh dibangunkan untuk menjalankan proses kerja dalam sesebuah bisnes. Contohnya, terima tempahan, simpan rekod pelanggan, mengurus pekerja, kira bayaran dan menghasilkan laporan operasi.

Di sinilah perbezaan antara website syarikat dengan sistem bisnes.

Kedua-duanya boleh dibangunkan menggunakan teknologi web yang sama. Tetapi tujuan dan cara penggunaannya berbeza.

Apa Itu Website Syarikat?

Website syarikat biasanya dibangunkan untuk memperkenalkan sesebuah perniagaan kepada pelanggan.

Antara maklumat yang biasa terdapat dalam website syarikat ialah:

• Pengenalan dan latar belakang syarikat.
• Produk atau perkhidmatan yang ditawarkan.
• Portfolio dan projek terdahulu.
• Maklumat lokasi dan perhubungan.
• Borang pertanyaan pelanggan.

Fungsi utamanya adalah untuk menyampaikan maklumat dan membantu pelanggan membuat keputusan.

Contohnya, bila seseorang mencari syarikat kontraktor, mereka boleh buka website untuk tengok jenis perkhidmatan, projek yang pernah disiapkan dan cara menghubungi syarikat tersebut.

Website seperti ini penting untuk marketing, branding dan membina kepercayaan pelanggan.

Tetapi selepas pelanggan menghantar pertanyaan melalui contact form, biasanya staff masih perlu mengambil alih proses seterusnya.

Staff perlu baca pertanyaan, follow-up pelanggan, siapkan quotation dan uruskan rekod secara manual.

Ini bukan sesuatu yang salah. Memang itulah tujuan website syarikat.

Tapi, kalau kita nak website membantu menjalankan operasi bisnes, kita perlukan sesuatu yang lebih daripada sekadar halaman maklumat.

Apa Itu Website yang Mempunyai Sistem?

Website yang mempunyai sistem ialah website yang dibangunkan untuk mengurus data dan menjalankan proses kerja tertentu dalam perniagaan.

Dia bukan sekadar paparkan maklumat kepada pengunjung. Dia terima input, memproses data, simpan rekod dan hasilkan output berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan (lock aliran kerja).

Contohnya:

1. Pelanggan membuat tempahan melalui website.
2. Sistem semak availability.
3. Sistem simpan maklumat tempahan.
4. Sistem kemas kini status tempahan.
5. Pemilik bisnes boleh melihat semua tempahan melalui dashboard.

Proses yang sebelum ini memerlukan pekerja menyemak mesej WhatsApp, buka kalendar dan catat tempahan satu per satu kini dah boleh diuruskan melalui satu sistem.

Staff masih diperlukan untuk perkara yang perlukan pertimbangan manusia. Tetapi kerja berulang yang mempunyai peraturan jelas boleh dikendalikan oleh sistem.

Inilah fungsi sebenar sistem dalam bisnes.

Contoh Sistem yang Boleh Dibangunkan untuk Bisnes

Sebenarnya, banyak proses harian dalam perniagaan boleh dibantu dengan sistem. Ini beberapa contoh.

1. Sistem Rekod dan Analisis Jualan

Bayangkan sebuah kedai makan yang mempunyai 30 jenis menu.

Setiap hari, staff kena rekodkan jualan. Pada hujung bulan, founder nak tahu menu mana paling laris dan menu mana yang kurang mendapat sambutan.

Kalau semua rekod disimpan secara manual, founder mungkin kena buka fail Excel, gabungkan data dan buat pengiraan sendiri.

Dengan sistem, setiap transaksi boleh direkodkan secara automatik.

Founder boleh tengok:

• Jumlah jualan harian dan bulanan.
• Menu paling banyak terjual.
• Menu yang kurang mendapat sambutan.
• Perbandingan jualan antara bulan.
• Jumlah jualan mengikut kategori.

Data yang sama boleh digunakan untuk membantu founder buat keputusan tentang stok, harga dan promosi.

Bukan sekadar simpan rekod jualan. Sistem membantu menjadikan rekod tersebut berguna untuk operasi bisnes.

2. Sistem Pengurusan Kehadiran Pekerja

Bagi syarikat yang mempunyai ramai pekerja, rekod kehadiran merupakan salah satu perkara penting dalam operasi harian.

Kalau kehadiran hanya direkodkan dalam buku atau spreadsheet, pihak pengurusan perlu semak rekod tersebut setiap kali nak membuat laporan.

Sistem kehadiran boleh membantu merekodkan:

• Waktu masuk dan keluar pekerja.
• Jumlah hari bekerja.
• Rekod lewat hadir.
• Rekod ketidakhadiran.
• Sejarah kehadiran mengikut pekerja dan bulan.

Apabila semua rekod disimpan dalam satu tempat, pihak pengurusan lebih mudah semak sejarah kehadiran dan menyediakan laporan.

Keputusan berkaitan disiplin pekerja juga boleh dibuat berdasarkan rekod yang lebih teratur, bukan sekadar ingatan atau andaian.

3. Sistem Pengiraan Gaji Pekerja

Pengiraan gaji juga merupakan proses yang boleh dibantu oleh sistem.

Contohnya, sebuah syarikat membayar pekerja berdasarkan jumlah jam bekerja.

Setiap bulan, pihak pengurusan perlu mengumpulkan rekod kehadiran, mengira jumlah jam bekerja, mengambil kira overtime dan membuat pengiraan gaji.

Sistem payroll boleh menggunakan rekod kehadiran tersebut untuk membantu proses pengiraan.

Antara fungsi yang boleh disediakan:

• Pengiraan gaji berdasarkan kadar yang ditetapkan.
• Pengiraan overtime.
• Rekod elaun dan potongan.
• Pengiraan caruman KWSP dan PERKESO mengikut peraturan yang berkaitan.
• Penyediaan slip gaji.

Sudah tentu, sistem payroll perlu dibangunkan dengan mengambil kira polisi syarikat dan peraturan penggajian semasa.

Tetapi bila data pekerja dan kehadiran dah tersusun, banyak kerja pengiraan dan penyediaan laporan boleh dipermudahkan.

4. Sistem Pengurusan Akaun dan Perbelanjaan

Setiap bisnes mempunyai transaksi kewangan.

Ada duit masuk daripada jualan, duit keluar untuk pembelian stok, bayaran sewa, gaji pekerja dan pelbagai perbelanjaan lain.

Kalau semua transaksi hanya disimpan dalam resit atau spreadsheet berasingan, founder mungkin ambil masa untuk tahu kedudukan kewangan sebenar syarikat.

Dengan sistem pengurusan kewangan, transaksi boleh direkodkan mengikut kategori.

Founder boleh mendapatkan laporan seperti:

• Jumlah pendapatan bulanan.
• Jumlah perbelanjaan.
• Pecahan perbelanjaan mengikut kategori.
• Perbandingan pendapatan dan perbelanjaan.
• Laporan kewangan mengikut tempoh.

Apabila data direkodkan secara konsisten, founder tidak perlu tunggu hujung tahun untuk tahu ke mana duit syarikat dibelanjakan.

Perbezaan Website Biasa dengan Website Sistem

Secara ringkas, website syarikat dan sistem bisnes mempunyai tujuan yang berbeza.

Website syarikat lebih tertumpu kepada penyampaian maklumat dan pemasaran. Sistem bisnes pula lebih tertumpu kepada pengurusan data dan pelaksanaan proses kerja.

Perbezaannya boleh dilihat seperti berikut:

Walau bagaimanapun, kedua-duanya tidak semestinya perlu dibangunkan secara berasingan.

Sebuah website syarikat juga boleh mempunyai sistem tempahan, pembayaran atau pengurusan pelanggan di dalamnya.

Yang membezakan bukan rupa website tersebut, tetapi fungsi dan proses yang dijalankannya.

Kenapa Harga Sistem Bisnes Berbeza dengan Website Biasa?

Salah satu sebabnya ialah sistem perlukan lebih banyak perancangan dari sudut proses kerja dan pengurusan data.

Untuk membangunkan website syarikat, kita mungkin hanya perlu menyediakan beberapa halaman, susun atur design, content dan contact form.

Tetapi untuk membangunkan sistem bisnes, kita perlu faham macam mana sesuatu kerja dilakukan.

Contohnya, kalau nak bangunkan sistem booking, kita perlu tahu:

• Siapa yang boleh membuat tempahan?
• Bagaimana pelanggan pilih tarikh dan masa?
• Bagaimana sistem semak slot yang tersedia?
• Siapa yang boleh meluluskan tempahan?
• Bagaimana pembayaran direkodkan?
• Apa berlaku jika pelanggan membatalkan tempahan?

Setiap jawapan akan mempengaruhi bagaimana sistem perlu dibangunkan.

Sebab itu, harga pembangunan sistem tidak boleh ditentukan berdasarkan jumlah halaman semata-mata.

Sistem yang hanya menguruskan satu proses ringkas mungkin tidak memerlukan pembangunan yang kompleks. Sebaliknya, sistem yang melibatkan banyak pengguna, data, peraturan dan aliran kerja memerlukan lebih banyak masa untuk dirancang dan dibangunkan.

Bukan semua sistem mahal. Kosnya bergantung pada masalah yang mahu diselesaikan dan bagaimana proses tersebut perlu dilaksanakan.

Bila Bisnes Anda Perlukan Sistem?

Tidak semua bisnes perlu terus membangunkan sistem sendiri.

Tetapi ada beberapa keadaan yang menunjukkan proses kerja anda mungkin sudah sesuai untuk diautomasi.

Contohnya:

• Pekerja perlu memasukkan data yang sama berulang kali.
• Rekod pelanggan disimpan dalam banyak spreadsheet.
• Tempahan diterima melalui WhatsApp dan mudah terlepas pandang.
• Founder perlu minta laporan daripada pekerja setiap kali nak tengok prestasi bisnes.
• Pengiraan komisen, gaji atau bayaran mengambil masa yang lama.
• Operasi semakin sukar diurus apabila jumlah pelanggan meningkat.

Kalau perkara ini berlaku setiap hari, mungkin masalahnya bukan kerana pekerja tidak cukup rajin.

Mungkin proses kerja itu sendiri dah memerlukan sistem yang lebih tersusun.

Sebelum terus develop sistem, kita perlu kenal pasti proses yang mahu diperbaiki. Fahami macam mana kerja bermula, apa yang berlaku sepanjang proses dan hasil akhir yang diperlukan.

Daripada situ barulah kita boleh menentukan fungsi yang benar-benar diperlukan.

Baca tentang proses develop sistem

Penutup

Website bukan sekadar tempat untuk memperkenalkan syarikat kepada pelanggan.

Ia juga boleh menjadi alat untuk mengurus operasi perniagaan.

Website syarikat membantu pelanggan mengenali bisnes anda. Sistem bisnes pula membantu anda mengurus kerja yang berlaku di dalam bisnes tersebut.

Kedua-duanya mempunyai kegunaan tersendiri.

Jika anda sedang mencari cara untuk mengurangkan kerja manual, menyusun rekod atau memperbaiki proses operasi, mungkin sudah tiba masanya untuk melihat bagaimana sistem boleh membantu perniagaan anda.

Saya membangunkan sistem berdasarkan proses kerja sebenar bisnes, bukan sekadar mengumpulkan features dalam satu website.

Jika anda belum pasti sistem apa yang diperlukan, kita boleh mulakan dengan memahami masalah dan workflow bisnes anda terlebih dahulu.

Hubungi saya untuk berbincang tentang sistem bisnes anda.